Projectmatig werken voor stafmedewerkers

Algemeen

Dit maatwerk programma voorziet in de behoefte aan professionalisering door middel van groepsscholing. Doel is het rendement van projectteams te verhogen, ook door de persoonlijke effectiviteit van de projectteamleden te verhogen. Gewerkt wordt aan de persoonlijke vaardigheden die van belang zijn voor het functioneren in een projectteam, naast 'het gewone werk' in de staande organisatie. Aan de ore komen onder meer de diverse taken en rollen bij het uitvoeren van een project. Speciale aandacht is er voor een goed gestructureerde en duidelijke communicatie, zowel binnen het team als met stakeholders en collega’s erbuiten.

Inhoud

Bij het samenstellen van een programma wordt een selectie gemaakt uit onder meer deze onderwerpen.

1.    Kenmerken van een professionele projectplanning
•    Beschrijving van projectdoelen (en toetsing of deze bereikt worden)
•    Tijdsplanning (en bewaking ervan)
•    Taken en rollen in een projectteam
•    Positie en rollen van opdrachtgever, stakeholders en teamleden

2.    Krachtig projectleiderschap
•    Taken en rollen van de projectleider 
•    Afstemming met de opdrachtgever
•    Taakverdeling van teamleden, hen aansturen, motiveren en controleren
•    Eindverantwoordelijkheid voor communicatie en informatievoorziening
•    Onderhouden (resp. bewaken) van contacten met stakeholders
•    Rapportage en verantwoording

3.    Communicatie en informatievoorziening
•    Documenteren van projectdoel, planning en interne taakverdeling van het project tbv alle belanghebbenden op school
•    Vastleggen en verspreiden van gemaakte werkafspraken in het team
•    Onderling overleg over projecttaken binnen het team, onderling samenwerken
•    Informatievoorziening door teamleden naar de leidinggevende en collega’s uit de staande organisatie, waar nodig samenwerking en/of overleg
•    Voorgangsrapportage aan de opdrachtgever en aan stakeholders 
•    Eindverslag met de resultaten, waarin ook aanbevelingen kunnen staan voor de opzet van volgende projecten

4.    Vaardigheden voor het projectteam (als collectief)
•    Omgaan met conflicten of uiteenlopende belangen binnen het projectteam
•    Slecht nieuws kunnen vertellen aan de opdrachtgever (en indien nodig ook aan stakeholders of andere betrokkenen)
•    Efficiënt werkoverleg voeren, kwalitatief en kwantitatief 

5.    Persoonlijk functioneren in een projectteam
•    Een goede afstemming vinden van ‘vaste’ staken en projecttaken, in prioriteit en tijdsbesteding (voorkomen van stress vanwege extra taken, afstemming met de dagelijks leidinggevende en de projectleider)
•    Persoonlijke loyaliteit naar het projectteam versus de eigen positie binnen de staande organisatie (vereist goede afstemming met je vaste leidinggevende en committment van hem/haar aan de projectdoelen)

6.    Gestructureerde bespreking van problemen, ervaringen en leerwensen (intervisie)
•    Onder leiding van de trainer/docent vindt een groepsgesprek plaats aan de hand van eigen, recente ervaringen. Het accent ligt op elkaar informeren, ondersteunen en adviseren.

7.    Inhoudelijke verdieping en verbreding
•    Naar behoefte van de deelnemers verstrekt de trainer/docent nadere uitleg over aspecten van projectmanagement, bijvoorbeeld aan de hand van ervaren knelpunten.

8.    Individuele ondersteuning van de deelnemers het scholingstraject
•    De trainer/docent is op een aantal momenten beschikbaar voor het stellen van vragen, het geven van feedback op ervaren (persoonlijke) problemen bij het projectmatig werken en het bieden van begeleiding (met name voor het zich ontwikkelingen als teamleider). 

Doelgroep

Deze training is bedoeld voor groepen stafmedewerkers (bijvoorbeeld werkzaam binnen een grote, decentraal georganiseerde onderwijsinstelling of op een bestuursbureau) die vaak in een projectvorm decentraal in hun organisatie werken en zowel persoonlijk als gezamenlijk (in projectteams) effectiever willen werken. De training kan ook (verkort) op maat worden aangeboden als voorbereiding van een nieuw projectteam dat een speciale, uitdagende doelstelling moet waarmaken.

Tijdsbesteding

Het scholingstraject is meerdaags, waarbinnen zowel hele cursusdagen als dagdelen kunnen worden gepland. De voorkeur is te beginnen met een dagdeel als start. Doel van de start(mid)dag is om een goede verbinding te scheppen tussen de groep en de trainer/docent. Voor de trainer dient de startdag om uitleg te geven over het traject en bij de deelnemers de competenties, leerwensen en organisatorische voorwaarden te inventariseren.  Na de startdag maakt de trainer een definitief inhoudelijk programma.

De training heeft doorgaans een opbouw waarbij wordt begonnen met een kort algemeen gedeelte met instructie en oefening over de diverse vormen van projectmatig werken. Daarna volgt een interactief verdiepingsgedeelte waarin gedurende een langere periode ‘losse’ dagdelen gepland worden aan de hand van actuele ervaringen en wensen. Werkvormen in dit gedeelte zijn aanvullende instructie, groepsopdrachten, plenaire discussies, praktische oefeningen (met name van gespreksvaardigheden) en individuele advsisering en begeleiding.